Обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагаются на работодателя. В соответствии с требованиями трудового законодательства в каждом предприятии необходимо иметь комплект разработанных документов по охране труда и обеспечить выполнение большого количество мероприятий для обеспечения безопасности работников. Но даже опытный специалист по охране труда может недооценить требования законодательства и что-то упустить в организации этой работы. Чтобы проверить, все ли требования выполняются на предприятии, необходимо организовать проверку, в том числе документарную. В некоторых источниках этот инструмент называют «аудит по охране труда». В чем разница понятий и как его организовать, расскажем в этой статье.
Нормативные требования
Работодатель обязан создать и обеспечить функционирование системы управления охраной труда (СУОТ) и организовать контроль за состоянием условий труда на рабочих местах, соблюдением работниками требований охраны труда, за правильностью применения ими средств индивидуальной и коллективной защиты (ст. 214 ТК РФ).
Приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 776н «Об утверждении примерного положения о системе управления охраной труда» (далее – приказ № 776н) для оценки результативности функционирования СУОТ рекомендуется разработать порядок проведения контроля, в том числе:
- оценки соответствия состояния условий и охраны труда действующим государственным нормативным требованиям охраны труда, заключенным коллективным договорам и соглашениям, иным обязательствам по охране труда, подлежащим безусловному выполнению;
- получения информации для определения результативности и эффективности процедур по охране труда;
- получения данных, составляющих основу для анализа и принятия решений по дальнейшему совершенствованию СУОТ.
ГОСТ 12.0.230-2016 ССБТ. Системы управления охраной труда. Оценка результативности и эффективности» дает следующее определение термину проверка (audit): «систематический, независимый, оформленный в виде документа процесс получения и объективной оценки данных степени соблюдения установленных критериев».
Очевидно, проводить проверку состояния условий труда на рабочих местах – обязанность работодателя. За неисполнение установленных требований работодатель может понести административную, а при допуске несчастных случаев с тяжелым или со смертельным исходом – уголовную ответственность.
Разница между контролем и аудитом заключается в их задачах и характере деятельности. Учитывая определение понятие «проверки/аудита» в ГОСТ 12.0.230-2016, аудит по охране труда может быть двух видов:
- внешний;
- внутренний.
Внутренний аудит — это постоянный процесс, встроенный в оперативную деятельность организации. Он осуществляется силами специалистов по охране труда самого работодателя. Внутренний аудит может быть:
- плановым (1–2 раза в год).
- внеплановым, который проводят при обнаружении нарушений требований охраны труда.
Организация проведения внутреннего аудита включает в себя
- разработку положения (стандарта) о порядке проведения аудита;
- разработку чек-листа или плана аудита;
- определение объекта проверки (организацию в целом, отдельный участок, определенное рабочее место;
- издание приказа на проведение проверки (аудита) с указанием лиц (а), занятого при проведении аудита;
- изучение имеющейся локальной документации по вопросам охраны труда, сбор информации, беседы с работниками, наблюдение за рабочим процессом;
- составление документа (акта) о результатах аудита, где отражают все выявленные нарушения;
- информирование всех причастных работников о результатах аудита.
Внешний аудит по охране труда это периодическая и независимая оценка, проводимая внутренними аудиторами. Он необходим в случае:
- отсутствия в штате специалиста по охране труда;
- подготовки к плановой проверке государственной инспекцией труда;
- профилактики системы управления охраной труда;
- аварии или несчастном случае на производстве.
Заказывают аудит и крупные компании, В этих случаях необходима всесторонняя проверка предприятия на соответствие законодательным нормам более компетентными специалистами. Это позволит:
- выявить нарушения в функционировании системы управления охраной труда;
- получить рекомендации по устранению выявленных нарушений требований охраны труда;
- повысить уровень безопасности работников;
- снизить возможные издержки, связанные со штрафными санкциями при проверке предприятия надзорными органами;
- улучшить имидж предприятия, как ответственного работодателя в области охраны труда.
Исходя из изложенного проведение внешнего аудита по охране труда – право, а не обязанность работодателя.
Внешний аудит предполагает проведение проверки представителями сторонних организаций. Аудиторы не участвуют в оперативной деятельности, а предоставляют независимую оценку деятельности в области охраны труда. Проверяться может компания в целом, так и конкретное рабочее место.
Внешний аудит может проводиться:
- аутсорсинговой компанией;
- инспектором ГИТ при проведении профилактического визита.
Аудит ПО ОХРАНЕ ТРУДА аутсорсинговой компанией:
Аудит аутсорсинговой компании осуществляется платно на основе договора, заключаемого работодателем и сторонней компанией. Стоимость услуг аудита охраны труда зависит от объема услуг, размера и типа предприятия, сложности рабочих процессов, частоты аудитов, требований законодательства и индивидуальных потребностей заказчика. Поэтому важно понимать, какой компании можно доверить проведение аудита и отсечь недобросовестных исполнителей.
Время проведения аудита зависит от размеров предприятия и его специфики. Обычно, это занимает от нескольких дней до недели.
Для проведения аудита по охране труда необходимо:
- провести экспертом сторонней организации выездной или дистанционный анализ системы управления охраной труда;
- оценить наличие и функционирование системы управления охраной труда;
- оценить всю имеющуюся документацию в области охраны труда на предмет соответствия требованиям законодательства по охране труда, в том числе ведение журналов, нарядов-допусков и.т.п.;
- провести оценку соблюдения порядка обеспечения работников СИЗ и смывающими и обезвреживающими средствами;
- провести проверку организации обучения и проверки знаний по вопросам охраны труда;
- наличие опасности для здоровья работников и порядок их допуска к выполняемой работе;
- оценить риски при выявлении нарушений в области охраны труда;
- готовность работников к аварийной ситуации;
- подготовить отчет и рекомендации по улучшению системы управления охраной труда.
Требования к организациям, оказывающим услуги в области охраны труда, включая проведение аудитов, определены постановлением Правительства РФ от 16.12.2021 № 2334 «Об утверждении Правил аккредитации организаций, индивидуальных предпринимателей, оказывающих услуги в области охраны труда, и требований к организациям и индивидуальным предпринимателям, оказывающим услуги в области охраны труда» (далее – постановление № 2334).
Организации, оказывающие услуги в области охраны труда, подлежат обязательной аккредитации в Минтруде России. Они считаются допущенными к оказанию услуг в области охраны труда с даты их регистрации в реестре организаций или с даты внесения в реестр записи о возобновлении действия аккредитации, в случае если ее действие ранее приостанавливалось (п. 2 постановления № 2334). Проверить наличие аккредитации следует на сайте Минтруда России (https://akot.rosmintrud.ru).
Если есть необходимость подтверждении юридического адреса организации или уточнение ФИО руководителя, то можно обратиться за выпиской из ЕГРЮЛ. Запрос можно сделать на сайте Федеральной налоговой службы (egrul.nalog.ru).
Еще один ресурс проверки организации перед заключением договора – это реестр недобросовестных поставщиков, находящийся на сайте ЕИС – Единой информационной системы закупок. Зная ИНН организации, оказывающей услуги в области охраны труда, можно проверить, не проштрафилась ли она при выполнении государственного или муниципального контракта.
При необходимости проверить финансовую стабильность предполагаемого партнера следует обратить внимание на сайт Единого федерального реестра юридически значимых сведений о фактах деятельности юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, можно найти предназначенную для размещения значимых сведений о деятельности субъектов экономической деятельности, – se.fedresurs.ru. В нем собраны сведения о банкротах, или список недействительных российских паспортов).
На что еще обратить внимание при выборе компании? Рекомендуется проверить компетентность и надежность предполагаемого партнера, для чего можно поискать отзывы на форумах в интернет-сети, послушать рекомендации коллег, друзей, знакомых. Поискать надежного партнера можно на таких крупных отраслевых мероприятиях, как ВНОТ в Сочи, КУБ в Санкт-Петербурге и БИОТ в Москве. Руководители компаний, эксперты ежегодно принимают участие в этих мероприятиях, что свидетельствует об их высокой квалификации и востребованности на рынке услуг.
До подписания договора на проведение аудита рекомендуется запросить у подрядчика программу аудита, например чек-лист. В этих целях компания может использовать чек-листы Роструда.
Согласно ГК РФ заключается договор, в соответствии с которым исполнитель обязуется выполнить для заказчика определенные работы, а заказчик принять и оплатить их (ст. 702). Обязательной формы договора законодательные акты не устанавливают, в отличие от договоров на проведение СОУТ и обучение работников аккредитованными сторонними организациями (приказ Минтруда России от 24.12.2018 № 834н).
Можно использовать форму договора, разработанную в Минтруде России (письмо от 16.11.1994 № 2207-КВ), дополнив его сведениями об аккредитации организации или использовать форму договора на выполнение аудиторских работ по охране труда (ст.702 ГК РФ).
В договоре следует указать обязанности и права сторон, цены и порядок расчета, сроки исполнения и ответственность сторон. Составить перечень работ по охране труда к договору. Услуги, не входящие в данный перечень, будут оформляться дополнительным соглашением сторон и оплачиваться отдельно.
Договор может быть заключен на:
- выполнение аудита только по охране труда;
- комплексного аудита (охрана труда, пожарная безопасность, промышленная безопасность, экологическая безопасность).
Договор может носить разовый характер или заключаться на долговременной основе. В этом случае необходимо оговорить сроки проведения аудита.
Рекомендуется отметить в договоре ответственность подрядчика, если работодателя оштрафуют за нарушения в сфере охраны труда. Кроме того, следует указать обязанность исполнителя не только выполнять перечисленные функции, но и предоставить заказчику письменные отчеты о ходе выполнения работы. Также рекомендуется прописать в договоре пункт о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну организации и индивидуальные сведения работников, поскольку, сотрудничая со сторонней организацией, работодатель поневоле предоставляет доступ к внутренним документам своей организации и другой важной информации.
По окончании работы необходимо подписать обеими сторонами Акт сдачи и приемки работы, выполненной по договору на проведение работ по охране труда. Форма этого документа в приложении № 2 Примерному договору на проведение работ по охране труда (письмо Минтруда России от 16.11.1994 № 2207-КВ).
Профилактический визит инспектора ГИТ:
Профилактический визит – нововведение требований трудового законодательства. Решение о внедрении такого инструмента принято в соответствии с Федеральным законом от 31.07.2020 № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации» с изменениями на 28.12.2024 (далее – Закон № 248-ФЗ).
Профилактический визит — это проверка, которую инспектор ГИТ, Ростехнадзора, МЧС или другого ведомства проводит с представителем организации в виде очной беседы или видеоконференции или мобильного приложения «Инспектор». Проводится он по заявке работодателя на бесплатной основе.
Профилактический визит является обязательным для компаний, которых отнесли к категориям высокого и значительного риска, а также с высоким уровнем производственного травматизма с тяжелыми повреждениями здоровья или смертельным исходом в предшествующие три года. Кроме того, профилактический визит обязателен для
организаций, которые начинают свою деятельность в определенных сферах, например, добыче полезных ископаемых, в строительстве. Этим организациям профилактический визит инспекторы ГИТ наносят в течении года с начала деятельности (ч. 4 ст. 52 Закона № 248-ФЗ).
Профилактический визит не проводят в отношении IT-компаний, которые включили в специальный реестр (постановление Правительства от 24.03.2022 № 448). Следовательно, все работодатели могут подать заявку на визит, чтобы выявить и устранить условия, причины и факторы, которые могут привести к нарушениям требований законодательства о труде, проконсультироваться с инспекторами по имеющимся вопросам.
Как пригласить инспектора для проведения профилактического визита по 248-ФЗ Записаться на проведение профилактического визита можно через Госуслуги или через территориальную инспекцию. Если заявление подается в электронной форме, подписать его должен руководитель простой электронной подписью. Обращение рассмотрят в течение 10 рабочих дней со дня его регистрации. Если заявление о проведении профилактического визита оформляется на бумажном носителе, следует включить в него:
- наименование организации, ОГРН, ИНН, адрес и электронный адрес;
- вид профилактического визита: очная форма или видеоконференцсвязь;
- дату проведения мероприятия: она должна быть не менее чем за 10 рабочих дней до предполагаемого начала профилактического визита;
- задачи мероприятия и темы вопросов.
Направить заявление в ГИТ можно заказным письмом, с курьером, через официальную электронную почту, Госуслуги, Роструда или ГИТ. После того, ведомство получит документ, оно согласует с работодателем дату профилактического визита в течение 20 дней с момента поступления обращения.
О проведении профилактического визита ГИТ уведомит не позднее чем за 5 рабочих дней до мероприятия. В уведомлении будет указан вид беседы: очно или онлайн. Кроме того, узнать о визите инспектора можно заранее. Есть два способа:
- получить уведомление о проведении профилактического визита из инспекции. В нем будет написано, в каком формате пройдет мероприятие: очно или в онлайн-формате.
- проверить информацию в личном кабинете работодателя на Госуслугах.
Если работодатель решит отказаться от проведения профилактического визита, нужно письменно уведомить ГИТ о таком решении в срок за 3 дня до даты визита. В этом случае информацию об отказе внесут в реестр контрольных мероприятий.
Как правило, стандартный срок профилактического визита, один рабочий день. Но с 21.09.2024 Правительство РФ своим постановлением от 11.09.2024 № 1234 продлило предельный срок обязательных профилактических визитов до 10 рабочий дней. Его также могут продлить до четырех рабочих дней, если будет необходимо провести инструментальное обследование (ст. 82 Закона № 248-ФЗ). А если проверку проводят на объектах, которыми пользуются или управляют несколько лиц, то продлить профвизит можно до 10 рабочих дней, но не больше. Кроме того, срок визита могут приостановить, если это нужно, чтобы закончить экспертизу или испытание.
По завершению визита инспектор ГИТ должен оформить акт профилактического визита, форма которого указана в приказе Роструда от 14.03.2023 № 53, а не предписание об устранении нарушений требований охраны труда. По результатам визита работодателя не штрафуют, а дают разъяснения, которые носят рекомендательный характер.
Однако, если в ходе профилактического визита выявят нарушения, которые представляют угрозу жизни и здоровью работников, инспектор ГИТ вправе инициировать внеплановую проверку (ч. 9 ст. 52 Закона № 248-ФЗ). И уже по результатам проверки инспектор может выписать штраф в соответствии со ст. 5.27.1 КоАП.
Выбор способа проведения внешнего аудита возлагается на работодателя, за некоторым исключением для компаний, указанных в ст. 52.1 Закона № 248-ФЗ. Регулярное проведение аудита системы охраны труда, анализ его результатов и исправление нарушений, как уже было сказано ранее, помогут снизить травматизм на предприятии, избежать штрафов при проверках ГИТ.