Кейс «Организация процесса своевременного прохождения медосмотров сотрудниками»
Автор Устюжанина Юлия Валерьевна
Описание проблемы
Несвоевременное прохождение медосмотра, отсутствие полного пакета документов по процессу, риск несчастного случая на производстве.
Цель/задачи
Выстроить процесс своевременного прохождения медосмотра сотрудниками, обеспечить наличие полного пакета документов, как итог получить здоровых сотрудников.
Инструменты
Сводная электронная база данных, система электронного документооборота, личный кабинет для оформления направлений на медосмотр и гарантийных писем по оплате услуг.
Результат
Единая база данных о сроках прохождения медосмотров и медкнижек, наличие всего пакета документов по процессу (направление на медосмотр, ознакомление с календарным планом графиков на медосмотр, согласие на обработку персональных данных, медзаключение о допуске к работе, медкнижка, гарантийные письма на оплату счетов за оказание услуг, договора с клиниками, платежные документы с клиниками, заключительный акты по итогу периодического медосмотра). Здоровые сотрудники, не имеющие медицинских противопоказаний к работе, своевременно выявленные хронические заболевания и принятые меры по стабилизации здоровья сотрудников.
Почему автор считает кейс успешным?
Здоровые и счастливые сотрудники. Отсутствие риска у компании за несвоевременное прохождение медосмотра сотрудниками, как следствие отсутствие отстранения от работы сотрудников и вынужденных простоев в работе, дополнительных расходов на замены отстраненного сотрудника, бесперебойность процесса выполнения работы, довольные заказчики услуг, стабильная прибыль Компании.
Описание кейса
На начальном этапе отсутствовал системный подход к процессу. Не все сотрудники проходили своевременно медосмотр, иногда нарушали сроки, проходили медосмотр в сторонних клиниках (без договора от работодателя), не оформляли медкнижки, оплата за медосмотр проводилась по авансовому отчету, не подписывались документы по процессу, отсутствовали заключительные акты о периодическом медосмотре, не все факторы вредности учитывались, были просроченные оплаты по счетам с клиниками. Данная ситуация возникла из-за отсутствия полной и достоверной информации по процессу, отсутствия надежных клиник и партнеров во всех городах и локациях, где работали сотрудники, долгая коммуникация и решение проблем от сотрудника до клиник, нерегулярность отслеживания оплаты поставщикам услуг, сложности в заключении договоров со множеством клиник, несвоевременность предоставления от клиник медзаключений, счетов и в целом обратной связи по процессу.
Для стабилизации и наладки процесса был переработан и унифицирован полный список вредных факторов для сотрудников для прохождения медосмотра и получения медкнижки. Заключен договор с единой медицинской компанией, которая оказывает полный комплекс услуг на всей территории РФ. У данной компании имеется личный кабинет работодателя, в нем осуществляется автоматизированное формирование направлений на медосмотр, которые одновременно направляются сотруднику и клинике в конкретном регионе с решением финансовых вопросом и оплатой данных услуг, также отражается статус прохождения медосмотра. Данной компанией ведется вся коммуникация напрямую с клиниками по всем вопросам: получение медзаключений, заключительных актов, оплата счетов и т.д. Ознакомление сотрудников компании с документами по медосмотрам реализовано через систему электронного документооборота, сотрудникам больше не требуется в бумажном виде направлять работодателю все подписанные документы: направления, ознакомление с планом-графиком, согласие на обработку персональных данных и т.д. Для сотрудников, работающих в различных регионах РФ, подбираются разные клиники, удобные по локации, графикам работы, качеству обслуживания и другим параметрам.
Ранее не все клиники, подходящие под параметры организации, соглашались заключать договоры, так как количество сотрудников в отдаленных регионах могло не превышать одного человека, и клиники отказывались заключать договоры на такое количество. Поэтому иногда сотрудникам приходилось ездить для прохождения медосмотра в более крупные города, где были заключены договоры с клиниками, или проходить его за свой счет там, где было удобнее, с последующей компенсацией затрат через авансовый отчет.
По итогам всех пройденных медосмотров за предыдущий год был составлен общий свод данных, содержащий всю информацию о сроках прохождения медосмотров, получении медкнижек, выбранных клиниках, наличии всех необходимых документов по процессу, оплате услуг в клинике и заключительных актах по итогам пройденных медосмотров. Это позволило своевременно отслеживать сроки очередного медосмотра и предотвращать отстранение от работы сотрудников и вынужденные простои. Не приходилось искать замену сотрудникам из числа допущенных работников и не возникало дополнительных расходов на их командировки в регион работы отстраненного сотрудника, что обеспечивало бесперебойность процесса выполнения работ на территории заказчика. Заменяющим сотрудникам не всегда удавалось установить контакт с Заказчиком на новом объекте или оперативно разобраться с новым оборудованием и процессами на конкретной площадке, что приводило к недовольству со стороны Заказчика и потенциальным расторжением договоров на оказание услуг или выставлению штрафных санкций за ненадлежащее качество услуг. Сотрудники при прохождении регулярных медосмотров смогли своевременно выявить хронические заболевания и незамедлительно устранить возможные негативные последствия. Все эти факторы и действия привели к значительным результатам в организации процесса и помогли наладить систему регулярного прохождения медосмотров.